Privacybeleid

FlexGrafik is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor alle verwerkingen van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

• Bedrijf: FlexGrafik — ZZP Branding Partner (handelend onder het merk ZZPackage)
• Vestiging: Rotterdam, Nederland (100% online werkwijze)
• KvK-nummer: 89057554
• BTW-nummer: NL004864102B31
• E-mail: info@flexgrafik.nl
• WhatsApp: +31 687 286 151

Dit privacybeleid is van toepassing op:

• Bezoekers van zzpackage.flexgrafik.nl
• (Potentiële) zakelijke klanten (ZZP/MKB) en hun contactpersonen
• Gebruikers van de Wizard (online configurator)
• Gebruikers van de game
• Personen die via e-mail, telefoon of WhatsApp contact met ons opnemen

Onze diensten zijn uitsluitend gericht op zakelijke klanten (B2B). Wij verwerken geen gegevens met als doel consumentenrechten te triggeren.

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Het gaat om:

• Zakelijke en contactgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, naam contactpersoon, e-mailadres, WhatsApp/telefoonnummer, aflever- en factuuradres.
• Project- en maatwerkgegevens: informatie over jouw branding (logo, huisstijl), maten van voertuigen, bestelgeschiedenis van ZZPackages en configuraties uit de Wizard.
• Gamegegevens: scores, alias en benodigde gegevens voor het toekennen van kortingscodes.
• Website- en communicatiedata: IP-adres, browsertype (via cookies), formulierdata en inhoud van WhatsApp- of e-mailcommunicatie.
• Betaal- en administratieve gegevens: factuurdata en betalingsstatus. Volledige betaalgegevens worden verwerkt door Mollie; wij ontvangen enkel de status en transactie-informatie.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen (art. 6 AVG):

• a) Uitvoering van de overeenkomst: om offertes te maken, opdrachten te ontwerpen en te leveren, contact te onderhouden en kortingscodes toe te passen.
• b) Wettelijke verplichtingen: voldoen aan fiscale en administratieve bewaarplichten (Belastingdienst).
• c) Gerechtvaardigd belang: verbeteren van onze diensten (anonieme analytics), bijhouden van een portfolio voor vervolgopdrachten en gerichte B2B-communicatie — na afweging van jouw privacy.
• d) Toestemming: voor niet-noodzakelijke cookies (zoals marketing/advertenties) vragen wij altijd expliciete toestemming via de cookie-instellingen.

Onze websites maken gebruik van cookies. Wij onderscheiden de volgende categorieën:

• Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van de Wizard, het winkelwagentje en de checkout. Deze cookies kunnen niet worden uitgeschakeld.
• Analytische cookies: helpen ons begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken, zodat wij de gebruikservaring kunnen verbeteren. Geconfigureerd privacyvriendelijk (geen persoonlijke identificatie).
• Marketingcookies: voor gerichte B2B-advertenties (bijv. Google/Meta pixels). Deze worden uitsluitend geplaatst na jouw expliciete toestemming in de cookiebanner.

Je kunt jouw cookie-instellingen op elk moment wijzigen via je browser of de cookiebanner op de website.

Wij verkopen jouw gegevens nooit. We delen data uitsluitend met partners die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht:

• Hostingleverancier (Cyber-Folks): voor opslag en hosting van de website, Wizard en game.
• Mollie: voor veilige online betalingen (iDEAL, Bancontact, creditcard).
• Vervoerder (PostNL): voor de fysieke bezorging van producten (magneten, stickers, kleding).
• Administratiekantoor: voor financiële verwerking en fiscale compliance.
• Analysetools (Google/Meta): uitsluitend indien toegestaan door jouw cookievoorkeuren.

Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken (verwerkers) sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Gegevens die buiten de EER worden verwerkt, zijn beschermd via standaardcontractbepalingen (SCC"s).

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren de volgende termijnen:

• Facturen en administratie: 7 jaar na het einde van het boekjaar (fiscale bewaarplicht Belastingdienst).
• Project- en ontwerpdata: maximaal 5 jaar na je laatste opdracht, zodat we je bij vervolgopdrachten (bijv. vlootuitbreiding) direct kunnen helpen — tenzij je eerder om verwijdering verzoekt.
• Game- en Wizarddata (kortingscodes): maximaal 2 jaar, puur voor toekenning van de gewonnen korting.
• Offerteaanvragen zonder vervolg: maximaal 2 jaar na ons laatste contact.
• Cookiedata (marketing): maximaal 13 maanden, of eerder indien je de toestemming intrekt.

Jouw gegevens zijn veilig. Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen:

• Alle verbindingen lopen via HTTPS/SSL (versleuteld).
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot geautoriseerde medewerkers.
• Reguliere software-updates en beveiligingspatches.
• Strenge afspraken met onze hostingpartij (Cyber-Folks) over data-integriteit en back-ups.
• Interne procedures voor incidentmanagement bij datalekken (meldplicht AVG).

Hoewel geen systeem 100% waterdicht is, doen wij er alles aan om onbevoegde toegang, verlies of misbruik te voorkomen.

Volgens de AVG heb jij de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Inzage: weten welke gegevens wij van jou hebben en hoe wij deze gebruiken.
• Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: gegevens laten wissen (het "recht om vergeten te worden") — mits dit niet botst met wettelijke plichten zoals de belastingdienst.
• Beperking: verwerking tijdelijk laten bevriezen bij een geschil.
• Portabiliteit: je gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar formaat.
• Bezwaar: verzet aantekenen tegen verwerking voor direct marketing of op grond van gerechtvaardigd belang.

Stuur je verzoek naar info@flexgrafik.nl of via WhatsApp (+31 687 286 151). Wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij gebruiken WhatsApp als snel communicatiekanaal voor het delen van proefdrukken, statusupdates en korte vragen. WhatsApp heeft een eigen privacybeleid dat door Meta wordt beheerd.

Belangrijke afspraken, offertes en opdrachtbevestigingen worden altijd ook via e-mail of de portal bevestigd, zodat er een duidelijke schriftelijke administratie bestaat.

De inhoud van WhatsApp-berichten kan worden opgeslagen in ons klantensysteem zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Onze diensten zijn uitsluitend gericht op zakelijke klanten (B2B, ZZP"ers en MKB) en niet op minderjarigen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar.

Indien je vermoedt dat wij onbedoeld gegevens van een minderjarige hebben verwerkt, neem dan direct contact met ons op via info@flexgrafik.nl.

FlexGrafik kan dit privacybeleid wijzigen of actualiseren om te blijven voldoen aan de wetgeving en onze bedrijfsvoering. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via zzpackage.flexgrafik.nl/privacybeleid/.

Bij substantiële wijzigingen stellen wij onze actieve klanten op de hoogte via e-mail of de website.

Dit privacybeleid is opgesteld op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet bescherming persoonsgegevens. Voor specifieke juridische vragen raden wij aan contact op te nemen met een gespecialiseerd privacyadviesbureau.